"Deben Definirse las Competencias Laborales"

Entrevista a la Sra. Alejandra O´Elckers, Directora de la Consultora ACMA; empresa especializada en servicios orientados a la Calidad, el Medio Ambiente, la Prevención de Riesgos y la Organización de Empresas, situada en la ciudad de Comodoro Rivadavia, Chubut, Argentina.


- Sra. O´Elckers ¿Cuánto tiempo hace que es directora?
Sra. O´Elckers (A.O): Me desempeño como Directora de ACMA Consultora desde Noviembre del 2001.

- ¿Cuántas personas trabajan para usted? y ¿cuáles son sus funciones?
A.O: Actualmente trabajan dos personas a mi cargo.
Una de ellas, dentro de la estructura organizacional se encuentra en la unidad de Negocios de la implementación y mantenimiento de Sistemas de gestión de estándares internacionales. Sus responsabilidades son:
-Evaluar a intervalos definidos el desarrollo de proyectos de implementación.
-Informar a clientes, el avance de los proyectos de implementación.
-Emprender acciones correctivas cuando se necesario para el logro permanente de la conformidad del proyecto.
-Planificar capacitación, diseño, implementación y verificación del Sistema de Gestión a través de la elaboración de planes detallados de trabajo.
-Coordinar con los involucrados de cada proceso, las actividades de documentación.
-Apoyar a los representantes de la dirección en la resolución de inconvenientes en el transcurso de la etapa de implementación y/o mantenimiento de sistemas de gestión.

La siguiente colaboradora, integra la unidad de negocios de Requisitos legales ambientales y de seguridad, sus responsabilidades son las siguientes:
-Identificar y documentar los requisitos legales (ambientales y/o de Seguridad) según los procesos y aspectos ambientales del cliente.
-Convocar reunión con el representante de la dirección y gerencias para dar conocimiento sobre el manejo de la documentación legal.
-Emitir informes de actualización legales y entregar al cliente.
-Revisión de documentos legales para nuevas incorporaciones.
-Realizar auditorias de cumplimiento legal sobre la base de los documentos legales del cliente.
-Emitir y entregar al cliente informe de Auditoria con hallazgos de incumplimientos a la legislación.
-Todas las funciones y responsabilidades del personal se encuentran documentadas.

- En su opinión, ¿cuáles son las situaciones más difíciles que tiene que enfrentar en relación a ellas?
A.O: Las situaciones más difíciles que se presentan son:
-Falta de Comunicación
-Falta de plan de trabajo
- Competencias del personal

- ¿Cómo hace para superarlas?, en caso dado, ¿a quién recurre solicitando ayuda?
A.O: Una situación complicada era la comunicación, situación que fue resuelta con telefonía corporativa, y de esta forma podemos comunicarnos en todo momento y la cantidad de tiempo que necesitemos y a un costo cero.
Plan de trabajo: se solucionó esta disconformidad proponiendo que después de cada Auditoria que se realice al cliente realicemos un plan de trabajo que contenga las acciones correctivas para subsanar los hallazgos. También al inicio de actividades se prepara un Project y se debe hacer el seguimiento continuo del mismo para verificar el cumplimiento de actividades.
Competencias: se realizó una evaluación de competencias, donde se detallaron las actividades, funciones y responsabilidades, experiencias y habilidades y se realizó la correspondiente calificación, de esta forma podemos detectar cuáles son las necesidades de capacitación.

- ¿Qué cosas ha aprendido de esas experiencias?
A.O: La documentación es una evidencia muy importante, no solamente del proceder del personal sino también de la Dirección.
El hecho de poder comunicarse constantemente es imprescindible, podemos tener novedades diariamente de las actividades desarrolladas con el cliente, el seguimiento del proyecto y sobre todo enterarnos de las dificultades que puedan haber surgido, y de esta manera trabajar de manera conjunta sobre la solución que podamos aportar, no sólo al cliente sino también dificultades del servicio que estamos ofreciendo.
El cliente toma más seriamente la actividad realizada cuando sabe que se está haciendo un seguimiento del proyecto, que él puede tener acceso a esta información, ya que una vez que se actualiza el proyecto con los correspondientes porcentajes de avance, él mismo puede interpretar y darse cuenta en qué etapa se encuentra o cuanto falta para terminar el proyecto.

- ¿Qué les recomendaría a los gerentes y directores que pudieran actualmente encontrarse en una situación similar a la descripta por usted, en las relaciones con sus subordinados?
A.O: Tomarse un tiempo para establecer claramente las responsabilidades y funciones de su personal, comunicarlas al personal, que todos sepan quien es quien dentro de la organización y de quien dependen.
Una vez por año o cuando se requiera hacer una evaluación de desempeño al personal, de esta forma podrá detectar fácilmente las debilidades de la organización.
Cada reunión hay que documentarla, pero no sólo describiendo los temas de los que se hablaron, sino también qué tareas quedan pendientes, quién, y para cuando. Que después de una reunión resulten tareas para realizar nos da idea de que la reunión ha sido productiva.

Muchas gracias por su atención.

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